기업들의 주주총회 시즌이 다가오면서 '주주총회 통지서'가 우편물로 속속 도착하고 있다. 국내 상장사는 주총 참석통지서, 배당금 지급통지서, 신주(유상증자)배정통지서 등을 우편물로 제공하고 있는데, ESG(환경·사회·지배구조) 관점에서 과도한 종이 사용 대신 온라인 등 전자문서 통지로 전환해야 한다는 목소리가 높아지고 있다.

상법 제363조(소집의 통지)에 따르면 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송해야 한다. 즉, 주주들의 동의만 있다면 전자문서 통지가 가능하다는 의미다.

하지만 현재까지 전자문서 발송을 채택한 사례는 없다. 실무적으로 주식 매매 시 개별 주주의 동의 및 제도 정비가 필요하기 때문이다.

또 한가지 종목의 주식을 여러 계좌에 분산해서 보유 중인 주주에게는 계좌당 한통씩 주총 통지서가 중복 발송된다. 즉, 삼성전자를 총 3곳의 증권사 계좌에 보유 중인 경우 같은 내용의 주총 통지서를 3통이나 받는 셈이다.

16일 금융투자업계에 따르면 주총 통지서 발송 업무는 한국예탁결제원, 하나은행, KB국민은행 3곳의 명의개서대리인이 실시하고 있다. 한국예탁결제원만 본인의 신청에 의한 통지서 수령거부 서비스를 제공하고 있으며, 하나은행과 KB국민은행의 경우 수령거부가 불가능하다.

국내에서는 삼성전자를 필두로 주주들에게 발송하는 종이 우편물 감축 운동이 벌어지고 있다. 삼성전자는 올해부터 ESG 경영 차원에서 소집통지서와 주주통신문을 발송하지 않기로 했다. 다만, 전자공시시스템(DART·다트)을 확인하기 어려운 주주가 있을 수 있다는 점을 감안해 주총 참석장과 주총 개최 관련 간이 안내문을 발송한다.

삼성전자는 과도한 종이 사용으로 인한 환경 문제가 제기되고, 정보 전달이 온라인 중심으로 변하고 있다는 점을 고려해 이같이 결정했다고 설명했다.

삼성전자의 지난해 말 기준 소액투자자 수는 215만3969명으로 2019년 말보다 158만5656명 증가했다. 삼성전자는 이번 우편물 감축을 통해 약 3000만장의 종이를 절감할 수 있다고 밝혔다. 이는 30년산 원목 3000여 그루를 보호하는 기대효과가 있을 것으로 추산된다.

이에 따라 명의개서대리인들이 앞장서서 종이 우편물 대신 이메일과 카카오톡 메신저를 이용한 전자문서 통지로 변경해야 한다는 의견이 나오고 있다. 실제로 한국예탁결제원의 고객센터 홈페이지에는 주총 시즌만 되면 우편물 수령을 이메일 등 전자문서 통지로 변경할 수 없냐는 고객제안 게시글이 등장한다. 16일 기준 고객제안 게시글 총 309개 중 99개가, 질의응답(Q&A) 전체 게시글 총 2658개 중 531개가 우편물과 관련한 내용이다.

업계 관계자는 "(주총 통지서의 온라인 수령에 대해) 명의개서대리인 모두 방향성에 대해서는 내부적으로 공감하는 분위기"라며 "점차 전자투표 서비스도 늘어가는 추세인 만큼 그런 방향에 맞춰 가도록 노력해야 할 것"이라고 말했다.

한편, 고령층 주주의 경우 온라인 통지의 한계가 존재한다.

또 다른 업계 관계자는 "우편 요금도 그렇고 부서 입장에서는 모두 전산으로 돌리는 게 편하긴 하다"며 "하지만 실제로 주총에 참여하시는 분들은 70~80대 어르신분들이 많다. 이분들은 상대적으로 온라인에 대한 접근성이 낮아 부득이하게 우편물을 전달하고 있는 상황"이라고 귀띔했다.

이어 "실제로 고령층 주주가 많은 종목은 주로 은행주와 금융주 등 배당 성향이 높은 종목"이라며 "이들 종목의 특성상 외국인, 기관, 국민연금 등이 90% 이상을 보유하고 있으며, 실제 개인 주주의 수는 10%도 채 안 되는 경우가 많아 생각만큼 많은 양의 우편물이 필요하지 않다"고 덧붙였다.