상법 제403조에 따라 발행주식 총수의 100분의 1 이상에 해당하는 주식을 가진 주주는 그 이유를 기재한 서면으로 회사에 대해 이사의 책임을 추궁할 소의 제기를 청구할 수 있고, 회사가 청구를 받은 날로부터 30일 내에 소를 제기하지 않거나 30일의 기간의 경과로 인해 회사에 회복할 수 없는 손해가 생길 염려가 있는 경우에는 즉시 소를 제기할 수 있다. 그렇다면 '이유를 기재한 서면'에 반드시 책임 추궁의 대상이 되는 이사의 성명을 기재해야 하는가?

상법 제403조 제1항, 제2항, 제3항의 취지는 주주가 회사를 위해 회사의 권리를 행사해 이사의 책임을 추궁할 수 있는 대표소송을 인정함으로써 회사의 이익보호를 도모하면서도, 주주의 대표소송이 회사가 가지는 권리에 바탕을 둔 것임을 고려해 제소요건을 마련함으로써 주주에 의한 남소를 방지하고자 함에 있다. 따라서 상법 제403조 제2항에 따른 서면에 기재돼야 하는 '이유'에는 권리귀속주체인 회사가 제소 여부를 판단할 수 있도록 책임추궁 대상 이사, 책임발생 원인사실에 관한 내용이 포함돼야 한다.

다만 대법원은, 주주가 언제나 회사의 업무 등에 대해 정확한 지식과 적절한 정보를 가지고 있다고 할 수는 없으므로, 주주가 상법 제403조 제2항에 따라 제출한 서면에 책임추궁 대상 이사의 성명이 기재돼 있지 않거나 책임발생 원인사실이 다소 개략적으로 기재돼 있더라도, 회사가 그 서면에 기재된 내용, 이사회 의사록 등 회사 보유 자료 등을 종합해 책임추궁 대상 이사, 책임발생 원인사실을 구체적으로 특정할 수 있다면, 그 서면은 상법 제403조 제2항에서 정한 요건을 충족하였다고 보아야 한다고 판시했다.

따라서 대법원의 입장에 비추어 보면, 주주가 회사에 대해 제소청구를 하는 서면에 반드시 책임 추궁의 대상이 되는 이사의 성명을 기재하지 않더라도 회사가 그 이사를 특정할 수 있다면 적법하다고 볼 수 있다.

한편, 주주가 회사에 대한 제소청구 시 서면에 기재하였던 이유와 다른 이유를 들어 대표소송을 제기한 경우에는 그 대표소송이 위법한지 문제될 수 있다. 이에 대한 명시적인 판례는 없지만, 주주가 언제나 회사의 업무 등에 대해 정확한 지식과 적절한 정보를 가지고 있다고 할 수는 없다는 점과 대표소송이 회사의 이익보호를 도모한다는 점을 고려하면 주주가 제소청구 때보다 많은 정보를 확보해 위법사유를 구체화하여 제기한 대표소송이 반드시 위법하다고 볼 수는 없다고 생각된다.

또한 상법은 대표소송을 제기한 주주는 소제기 후 회사에 대해 소송고지를 하도록 규정하고 있고, 소송고지서에는 피고지자가 공격, 방어를 하는데 부족함이 없도록 청구취지와 원인을 기재하도록 되어 있으므로, 회사가 그와 같이 구체적인 내용이 기재된 소송고지를 받으면 당초의 제소청구의 내용이 부족했다고 하더라도 적법한 제소청구가 있었다고 볼 수 있다.