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[한태영 변호사의 컴플라이언스 리포트] 쉽게 실천하는 컴플라이언스 ⑥ 문서의 보존 및 관리

최종수정 : 2018-02-22 14:34:15
 한태영 변호사의 컴플라이언스 리포트 쉽게 실천하는 컴플라이언스 ⑥ 문서의 보존 및 관리

최근 한 공기업의 4대강 관련 문서의 무단 파기 이슈가 문제된 적이 있다. 여기서는 해당 행위의 위법성을 논하고자 하는 것은 아니다. 다만, 공공기관이 업무로 생산한 문서인 공공기록물은 공공기록물 관리에 관한 법률에 의해 기록물의 생산·분류·정리 등 보관·관리에 관한 사항이 매우 상세히 규정돼 있는 점을 상기해 볼만 하다. 특히, 동법 시행령 제26조 및 별표 1에 의해 기록물 유형별로 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년으로 구체적으로 보존기간을 구분하여 규정하고 있는 등 공공기관의 문서 보관에 대해서는 실무자가 혼선하지 않도록 하고 있다.

반면, 민간기업은 위 공공기록물 관리에 관한 법률과 같은 문서의 보관에 관한 통일적인 규정을 가지고 있지 않다. 때문에 아직 많은 기업의 실무자들 사이에서 회사 업무와 관련해 생성된 문서들은 어떤 것을 언제까지 보관해야 하는지 혼란을 겪고 있는 실정이다. 모든 문서를 영구히 보관할 수 있다면 모르겠지만 이를 위해 필요한 인력, 장소, 비용 등을 고려할 때 현실적으로 불가능하며, 그럴 필요성도 낮다. 그렇다고 해서 문서를 임의로 폐기할 수도 없다. 통일된 법은 없지만 개별 법령에서 필요한 상황에 맞는 서류 등은 보관기간을 규정하고 있고, 위반 시 벌칙까지 부과하는 경우가 있기 때문이다.

모든 규정을 설명할 수는 없지만, 중요 사항에 관한 문서들의 유형별 보관기간을 설명해 실무에서 겪는 어려움에 도움이 되고자 한다. 먼저, 상법은 상인이 영업상의 재산 및 손익의 상황을 명백하게 하기 위하여 작성하는 기업회계에 관한 장부로서 회계장부(전표, 분계장, 총계정 원장 등)와 대차대조표, 즉 상업장부에 대해 폐쇄한 날(결산 마감일)로부터 10년간 보관할 것을 규정하고 있다. 또, 영업활동에 관한 증거로서의 가치가 있는 서류인 영업에 관한 중요서류도 작성한 날로부터 10년간 보관하도록 하고 있다(상법 제33조 제1항 본문). 다만, 상업장부 중 입금전표, 출금전표, 대체전표 등 또는 이와 유사한 서류는 작성한 날로부터 5년간 보관할 것을 규정하고 있다.

다음으로, 인사관리에 관한 서류의 보존기간은 근로기준법에서 정하고 있다. 구체적으로 살펴보면, 근로자명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한날로부터 3년간, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날로부터 3년간, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날로부터 3년간, 임금의 결정, 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류는 완결한 날로부터 3년간, 고용·해고·퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날로부터 3년간 각 보관할 것을 규정하고 있다. 이 외에도 해당 법에서는 각 서류별 구체적인 보존연한을 규정하고 있다.

이외에도 법인세법 및 국세기본법은 법인의 각 사업과 관련된 모든 거래에 대한 증명서류(신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 전자계산서 등)를 최소 5년간 보관하도록 하고 있다. 또, 기타 대리점거래의 공정화에 관한 법률, 대규모유통업에서의 거래 공정화에 관한 법률 및 하도급거래 공정화에 관한 법률의 적용 사업영역에서 발생한 서류들도 각 법령에서 보관의무를 규정하고 있다. 수출입거래에 관하여 발생된 서류에 대하여는 관세법에서, 안전보건에 관한 서류는 산업안전보건법에서, 기타 남녀고용평등과 일, 가정 양립 지원에 관한 법률에 따른 서류, 개인정보보호법 관련 법령, 전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률에 따라 생성한 내부 서류 등은 각 법령에서 정한 기간 동안 보관해야 할 의무가 있으니, 관련 서류 취급 시 주의가 필요하다.


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