한국후지제록스가 서울 영등포구 국제금융로에 위치한 미래에셋생명에 '통합인쇄문서관리센터(TDC)'를 구축하고 운영을 시작했다고 18일 밝혔다.

통합인쇄문서관리센터는 사내에서 제작되는 마케팅 홍보물, 제안서, 교육자료 등 다양한 인쇄물의 제작부터 폐기까지 문서 관련 업무 과정을 통합 관리하는 공간이다. 센터에는 인쇄 전문가, 편집 디자이너 등 총 5명의 전문가가 상주해 ▲제안서 ▲초청장 ▲보험 약관 ▲상품 안내서 등 모든 인쇄물 관련 상담 및 제작, 발주, 재고 관리 등의 서비스를 제공한다.

미래에셋생명은 통합인쇄문서관리센터 구축을 통해 기존 각 부서별로 실시하던 인쇄물 제작·관리 업무를 일원화했다. 이에 따라 직원들은 웹 주문 시스템으로 문서 제작을 요청하고, 센터 문서 이관 담당자가 문서 저장을 통합 관리한다. 문서 추적이 간편해지는 동시에 문서 보안까지 강화할 수 있어 미래에셋생명은 연간 인쇄 문서관리 관련 총비용을 약 19.8% 절감할 것으로 예상하고 있다.

미래에셋생명은 또한 센터 내 문서 스캔 아웃소싱 서비스를 통해 문서 보안을 한층 강화할 예정이다. 센터에는 한국후지제록스의 담당 직원이 고객 개인 정보가 담긴 자료 및 사내 기밀자료 등을 통합적으로 관리해 정보 유출을 차단한다. 한국후지제록스는 중요한 서류들의 보안을 위해 스캔된 인쇄물이 분류 과정을 거쳐 바로 시스템에 업로드될 수 있도록 프로세스를 개선하고 보안이 필요한 실물 문서가 사내에 유통되지 않도록 했다.

미래에셋생명 관계자는 "통합인쇄문서관리센터는 미래에셋생명 직원들의 업무 생산성과 효율성을 향상시키기 위한 혁신의 출발점"이라며 "모든 임직원들이 핵심업무에 집중할 수 있는 근무 환경을 조성할 수 있을 것으로 기대한다"고 말했다.

한국후지제록스 김현곤 사업본부장은 "이번 문서관리 혁신 프로젝트의 핵심은 효율적 문서관리 시스템을 구축해 고객의 비즈니스 성장을 돕는 것"이라며 "통합인쇄문서관리센터를 통해 미래에셋생명의 업무 환경 개선을 위한 노력을 지속적으로 펼쳐 나가겠다"고 밝혔다.